Um dos aspectos mais importantes no dinamismo do mundo corporativo atual é a produtividade, fator esse que vai muito além de apenas cumprir tarefas. A verdadeira produtividade está intrinsecamente ligada à organização do seu ambiente e da sua rotina de trabalho. Deste modo, a organização no trabalho está essencialmente ligada a produtividade e sucesso na rotina profissional.
A boa notícia é que a organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida e aprimorada com a prática e as ferramentas certas. Vamos entender como incorporá-las em sua rotina?
Como a falta de organização afeta o trabalho?
Um espaço bem organizado e uma metodologia clara na rotina de trabalho não apenas otimizam o tempo, mas também reduzem o estresse, aumentam a clareza mental e impulsionam a criatividade. A desorganização, no entanto, impacta diretamente o desempenho profissional. Quando não há controle sobre as atividades, tarefas importantes podem ser negligenciadas ou adiadas, enquanto o acúmulo de demandas leva ao estresse e à sobrecarga do profissional.
Esses fatores não apenas prejudicam a produtividade, mas também comprometem a qualidade das entregas e impactam o clima organizacional, influenciando desde o desempenho individual até a dinâmica da equipe.
Entenda o conceito de produtividade
Como citamos anteriormente, a produtividade é extremamente comprometida pela organização ou desorganização no trabalho.
Ser produtivo não é apenas fazer mais em menos tempo, mas sim realizar as tarefas certas, da maneira mais eficiente possível, com o menor desperdício de recursos disponíveis; tempo; energia, etc. Um profissional produtivo é aquele que consegue entregar valor de forma consistente, atingindo seus objetivos e contribuindo para os resultados da empresa, sendo a organização é um pilar essencial para alcançar essa verdadeira produtividade.
Como manter a organização no trabalho?
1.Avalie sua rotina de trabalho e planeje seu trabalho diário e semanal
O primeiro passo é entender como você utiliza seu tempo. Comece avaliando quais atividades consomem mais energia e identifique possíveis desperdícios. Com base nessa análise, estabeleça uma agenda clara que inclua metas diárias e semanais.
2.Importante x urgente: aprenda a priorizar
Saber diferenciar entre o que é importante e o que é urgente é crucial para uma gestão eficaz do tempo, infelizmente esse fator não é sempre lembrado. Afinal, quem nunca ouviu: “se tudo é urgente, nada é urgente”?
- Importante: tarefas que contribuem para seus objetivos de longo prazo, mesmo que não tenham um prazo imediato.
- Urgente: tarefas que precisam ser feitas imediatamente, geralmente com prazos apertados.
A matriz de Eisenhower(1) é uma ferramenta útil para priorizar tarefas:
- Urgente e importante? Faça imediatamente.
- É importante, mas não urgente. Decida quando fazer.
- Urgente, mas não importante: delegue, se possível.
- Quando não é urgente e não é importante: elimine.
Focar nas tarefas importantes e planejá-las ajuda a reduzir o número de tarefas urgentes e evita que você trabalhe apenas “apagando incêndios”.
Controle suas atividades para manter uma rotina e produtividade
A adoção de ferramentas de gestão, como aplicativos de organização ou listas de tarefas, pode facilitar o controle das atividades, otimizando tempo e tornando a gestão menos cansativa. Lembre-se de estabelecer prazos claros, acompanhar o progresso e revisar suas metas regularmente, mantendo o foco e evitando a procrastinação.
Reserve um tempo para fazer pausas estratégicas
Embora possa parecer contraprodutivo, fazer pausas regulares ao longo do dia é fundamental para manter a concentração, a energia e a criatividade, e sim, é um ótimo aliado para ter um dia mais produtivo.
A conta é simples, pausas estratégicas ajudam a evitar o esgotamento mental e físico, melhorando o desempenho a longo prazo. Levante-se, alongue-se, beba água, faça um breve exercício ou simplesmente desconecte-se do trabalho por alguns minutos.
Se você enfrenta dificuldade em gerenciar os momentos de pausa com os momentos de produtividade, adote a técnica Pomodoro (2), que intercala períodos de trabalho focado com pequenas pausas.
Organize o ambiente físico
Um ambiente organizado, limpo e com boa iluminação contribui diretamente para o aumento da produtividade. Certifique-se de que sua área de trabalho seja funcional, com apenas os itens essenciais por perto.
No caso do trabalho híbrido, é importante que tanto o home office quanto o espaço no escritório sejam adaptados para favorecer a concentração e o conforto. Quado estiver trabalhando em casa, evite trabalhar em locais destinados ao relaxamento, como sofá ou cama, pois isso pode prejudicar sua produtividade e criar associações negativas entre trabalho e descanso. Crie um espaço dedicado exclusivamente ao trabalho, mesmo que seja uma pequena mesa em um canto da casa.
Seja no escritório em sua casa, mantenha sua mesa limpa e organizada, com objetos essenciais ao alcance das mãos e sem acúmulo de itens desnecessários. Além disso, uma boa prática é a criação de um sistema de arquivamento para documentos físicos e digitais. Essas pequenas mudanças no ambiente podem ter um grande impacto na sua capacidade de concentração e eficiência.
Reserve um tempo de sua rotina para lidar com imprevistos
Mesmo com um planejamento cuidadoso, imprevistos podem ocorrer, certo? Para lidar com isso, inclua em sua agenda um período destinado a demandas inesperadas. Ou seja, planeje até os imprevistos! Reservando um período para lidar com quaisquer imprevistos cria uma flexibilidade maior para o seu dia de trabalho e permite que você ajuste sua rotina sem comprometer atividades prioritárias.
Essa margem de manobra também reduz a pressão em dias mais intensos, ajudando a manter o equilíbrio.
Benefícios da organização no trabalho
Adotar práticas organizacionais pode transformar a sua experiência no trabalho, melhorando a rotina e os resultados obtidos:
- Melhora na tomada de decisões: com informações organizadas e acessíveis, suas escolhas se tornam mais rápidas e assertivas.
- Clareza mental e foco: um ambiente organizado contribui para uma mente mais concentrada e criativa.
- Bem-estar e satisfação: sentir-se no controle e produtivo melhora sua experiência profissional e pessoal.
Investir na organização é investir em você mesmo. Pequenos ajustes na sua rotina podem gerar grandes resultados, tanto na sua produtividade quanto na sua satisfação no trabalho. Comece hoje mesmo e perceba como a organização pode transformar sua vida profissional e pessoal.
Aqui na Wisepay, acreditamos que um ambiente de trabalho bem organizado é essencial para a produtividade e o bem-estar, por isso, apoiamos e incentivamos nossos colaboradores a adotar no seu dia a dia nossas boas práticas: agir com responsabilidade e ética, planejar suas rotinas, aproveitar o modelo híbrido com consciência, colaborar de forma eficaz usando as ferramentas disponíveis, manter seus espaços de trabalho limpos e funcionais, equilibrar pausas de forma estratégica.
Incorporar essas boas práticas fortalece não só a rotina individual, mas todo o ambiente colaborativo e produtivo, tornando o dia a dia mais eficiente e satisfatório para todos.
(1) A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta prática para priorizar tarefas, ajudando a definir o que fazer primeiro, o que pode esperar ou ser deixado de lado. Ela divide as atividades em quatro categorias principais: Fazer Agora, Planejar, Delegar e Eliminar ou Fazer Depois, com base na urgência e importância. Para aplicar, recomenda-se revisar suas tarefas semanalmente e utilizar cores, etiquetas ou aplicativos de organização para identificar o que é importante e urgente. Assim, é possível manter o foco no que realmente importa e evitar sobrecarga. Essa metodologia foi criada para auxiliar na organização eficiente das tarefas.
(2) A técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo, é uma estratégia eficaz de gerenciamento de tempo que consiste em dividir o trabalho em períodos de 25 minutos de foco intensivo, chamados de “Pomodoros”. Após cada Pomodoro, recomenda-se fazer uma pausa curta de 5 minutos para descansar, alongar-se ou se hidratar. Após completar quatro ciclos de Pomodoro, é aconselhável realizar uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos, para recuperar a energia e manter a produtividade.
Para facilitar a prática, é recomendado o uso de aplicativos ou cronômetros específicos, que ajudam a manter o ritmo e a controlar os intervalos de tempo. Essa técnica promove maior concentração, evita o cansaço mental e melhora a eficiência nas tarefas diárias.
Fontes
- Clickup
- Contábeis
- Trevisan
